Auch wenn es E-Mails schon eine ganze Weile gibt, und sie mittlerweile selbst von internet-fernen Bevölkerungsschichten ausgiebigst genutzt und missbraucht werden, gibt es hier noch eine Menge zu lernen. Keine Technologie ist per se schlecht, man kann sie zum Nutzen der Menschheit nutzen, oder eben dazu, sie zu vernichten – und wenn nicht die Menschen selbst, dann doch zumindest ihre Produktivität. Eine Technologie zu verstehen ist die Grundvoraussetzung dafür, sie richtig nutzen zu können.
Weniger dramatisch ausgedrückt, kann man mit einer Handvoll E-Mails einen ganzen Arbeitstag und jedes Anzeichen von Produktivität im Keim ersticken, oder aber etwas Wichtiges kommunizieren, wodurch einem selbst oder Anderen sogar ein Vorteil entstehen kann.
Hier ein paar Tipps, die mir das Leben leichter machen und vielleicht dem einen oder anderen Absender einer Mail transparent machen, warum sie immer noch auf eine Antwort von mir warten bzw. warum es sich nicht lohnt, zu warten.
Das Schreiben von E-Mails
- Frage dich selbst, ob diese E-Mail, die du gerade schreiben möchtest, überhaupt für irgendeinen Menschen relevant ist. Wenn nicht, hör’ gleich wieder auf. Wenn ja, sollte die Anzahl der Menschen nicht von der Anzahl der Empfänger überschritten werden.
- Passt der gesamte Text deiner E-Mail auf ein 13″-Display (in lesbarer Textgröße)? Wenn nicht, fang’ noch mal an. Das liest niemand bis zum Ende, schon gar nicht Entscheider – fasse dich kurz! (Internet-Ausdrucker haben in der Regel eine Aufmerksamkeitsgrenze von unter einer Seite DIN A4 und sind oft zu eitel, eine Lesebrille zu tragen).
Bei privaten Mails können die Mengenangaben abweichen. - Regst du dich beim Schreiben der E-Mail auf oder hast du dich kurz davor aufgeregt? Das merkt man, wenn man die Mail öfter als sonst durchliest, ständig Absätze hin und her schiebt oder ein halbvoller Becher kalter Kaffee neben der Tastatur steht. Der Spellchecker schlägt auch nicht selten bei innovativen Adjektiven und Kraftausdrücken an. Wenn man noch nicht ganz dem Blutrausch verfallen ist, merkt man vielleicht sogar selber noch, dass man einen Hauch Zweifel am eigenen Handeln hat.
Geh’ erstmal an die frische Luft und kühl’ dich ab. Solche Mails tendieren dazu, emotional und unsachlich zu werden und enden in der Regel in einem persönlichen Gespräch, in dem man erklären muss, wie man es wirklich gemeint hat. Manchmal müssen sich hinterher sogar weitere Personen damit befassen, die es eigentlich nicht im Geringsten interessiert. In diesem Fall sollte man lieber gleich das persönliche Gespräch suchen (aber zuerst frische Luft!).
- Ist diese E-Mail überhaupt für dich gedacht? Wenn du nur auf CC stehst, dient die Mail maximal zu deiner Information. Wenn dich der Betreff also nicht neugierig macht, ignoriere die Mail. Wenn mehr als 4 Personen auf CC stehen, lösche die Mail sofort und sage, du hattest das für einen Kettenbrief gehalten – falls dich überhaupt jemand fragen sollte.
Hast du gerade keine Zeit, die Mail zu beantworten, und ist sie relevant, kennzeichne sie als “zu erledigen” und mach’ das später. So vergisst du nichts Wichtiges (was in weiteren unnötigen Mails resultieren kann) und du kannst dich später darum kümmern. - Beantworte nur sehr wichtige Mails sofort, alles Andere kann ein paar Stunden oder bis nach dem Wochenende warten.
Viele machen den Fehler, Mails zu schnell zu beantworten. Das lässt beim Absender eine hohe Erwartungshaltung entstehen. Nämlich die, dass E-Mails immer sofort und zu jeder Tageszeit – auch am Wochenende – umgehend von dir beantwortet werden. Wenn man die Absender von Mails nicht gut erzieht, greifen sie auch schon mal zum Telefon und fragen nach nur wenigen Minuten, wo die Antwort bleibt.
Tue also lieber so, als hättest du ein Leben – auch wenn es vielleicht nicht so ist. Menschen, die kein Leben haben, verwechseln eine Mail schon mal mit zwischenmenschlicher Wärme und werden leicht ausgenutzt. - Beende deinen Mail-Client oder deaktiviere das automatische Abfragen des Mailservers. Du wirst merken, dass du ohne Mails viel produktiver arbeiten kannst, weil du weniger Ablenkungen hast und dich auch mal über mehrere Stunden auf eine wichtige Sache konzentrieren kannst.
Hast du gerade etwas Luft, z.B. in der Bahn, nach der Mittagspause oder kurz vor Feierabend, checke deine Mails. Siehst du Mails als willkommene Abwechslung, ist dein Leben langweilig oder deine Arbeit (für dich) nicht relevant. In letzterem Fall musst du dir einen Job suchen, in dem du den Arbeitstag auch ohne die Prokrastination deiner eigentlichen Arbeit überstehst. Das Lesen von E-Mails sollte nicht mehr Spaß machen als dein Job.